Információs mókuskerék. Te is benne vagy?
Fogadjunk, hogy soha nem kaptál a munkahelyeden olyan képzést, hogy hogyan használd a levelező rendszeredet, hogyan és mikor írj levelet, és egyáltalán milyen szabályokat tarts szem előtt.
Mindenki úgy levelez ahogy tud, ahogy a legjobbnak látja, ahogy megszokta, nem pedig úgy, ahogyan a leghatékonyabban működik. Ez a téma olyan banálisnak tűnik, azt gondolhatnád, minek is kell vele foglalkozni?
Mégis. Miért van az, hogy elárasztanak a levelek, és az időd indokolatlanul jelentős részét teszi ki a levelek megválaszolása ill. rendezése.
Ha most feltenném a kérdést, hogy mi zavar téged a legjobban az e-mailezéssel kapcsolatban, mit válaszolnál?
Feleslegesen kapsz „tudj róla” leveleket? Hosszú, tagolatlan, nem lényegre törő levelek érkeznek, a válasz mindenkinek funkció túl gyakori használatával, zavaró hátterek, nem megfelelő hangvétel, félrevezető tárgysorok, és még sorolhatnád…
A „Rázd le az e-mail rabigát!” c. könyv zseniálisan meséli el, egy párbeszédbe rejtve, hogyan tudsz kiszabadulni az információs mókuskerékből.
Főhősünk Márkus, akinek az élete egyszeriben megváltozik. Rengeteget dolgozik, de nem jut előbbre, nem halad a feladataival, egyszerűen maga alá gyűri a megválaszolandó levelek sokasága. Már a családja sem nézi jó szemmel, hogy a hétvégéin próbálja utolérni magát, elvonva az értékes időt sokkal fontosabb dolgokról.
Márkus kétségbeesésében szakemberhez fordul a problémájával, aki lépésről lépére rámutat a hibákra és egyben megoldást nyújt egy egyszerű de nagyszerű technika segítségével.
Az olvasónak az az érzése támad, hogy akár ő is lehetne Márkus, aki nem tud kilépni a mókuskerékből. Persze mindennemű hasonlóság csupán a véletlen műve lehet.
Egy kis számolási példával teszik a könyv szerzői még érzékletesebbé azt a tényt, hogy valójában mennyi időt vesz el a munkanapjaidból a levelezés.
Gondold át, hogy naponta hány leveled jön, és mennyit küldesz el? Számoljunk csak 50-el. Mennyi ez évente? Ha 240 nappal számolok, akkor ez 12.000 darab levél, amin át kell rágnod magad. Ha átlagosan két percet foglalkozol egy levéllel, akkor ez 24.000 perc. Ami annyi mint 400 óra. 8 órás munkanappal számolva ez pedig azt jelenti, hogy évente 50 napot csak levelezéssel töltesz. Ez így megdöbbentően hangzik.
Most nézz magadba és vizsgáld meg a saját levelezési szokásaidat. Szerinted mennyi idő mehet a levelezéssel pocsékba?
OK, akkor tűzzük ki célul, hogy 20%-al csökkentjük a levelezéssel töltött időt. Az előző példánál maradva mennyit is spórolunk meg egy évben? 10 nap! 10 nap alatt mennyi minden mást, hasznos dolgot lehetne csinálni…
Ha te is csatlakozni szeretnél az ún. „mókuskerék-forradalomhoz”, csak követned kell a szakértő tanácsait, és ahogy Márkus, te is megszerezheted azokat a tényleg egyszerű szabályokat, stratégiákat, amik segítenek úrrá lenni az információ áradaton.
De azért egy dolgot tarts szem előtt, méghozzá a
„Kevesebbet írsz, kevesebbet kapsz!”
elvet.
Ahhoz, hogy kevesebb leveled legyen, elsősorban a saját szokásaidat kell felülvizsgálnod, módosítanod. Erre szolgál az 1-2-3 E-mai Mennyiségi Kisokos kártya, ami segít eldönteni, valóban szükséges-e levelet elküldened. Szüksége van-e rá a címzettnek, vállalható-e, szakmailag profi és nincs benne sértő, ill. megfelelően célzott-e?
A további három támogató kártya pedig abban lesz a segítségedre, hogyan tudod az e-mailek minőségét javítani, hogyan tudod másoknak is továbbadni ezt a gyakorlatot, akár a munkatársaidnak, és hogyan tudod az információidat megfelelően tárolni és visszakeresni.
A könyv könnyed stílusával egyrészt rendkívül szórakoztató, másrészt könnyen olvasható. Egyszerűen magával ragad Márkus története, aki bárki lehetne közülünk.
Bármennyire is nem tűnik a téma vonzónak, ezt a könyvet mindenkinek el kellene olvasnia, akinek van elektronikus postafiókja.